S obzirom na to da su pametni telefoni, kao i sve pametniji računari, definitivno neke od glavnih karakteristika modernog doba, sasvim je sigurno da ih treba uključiti i u poslovno okruženje i iskoristiti ih na najbolji mogući način. Mnoge kompanije su uvođenjem ovih inovacija već počele, te se koriste raznim aplikacijama i benefitima koje nam moderne tehnologije, pre svega internet, pružaju kako bi povećale i podsticale produktivnost kod zaposlenih.
Takođe, sam dizajn kancelarije sve češće se ubrajaja u jedan od najvećih “pokretača” i motivatora zaposlenih. Najuspešnije svetske korporacije uveliko se služe ovim elementima, pa njihovi zaposleni koriste prednosti koje im pružaju moderne aplikacije, kao i zanimljiv dizajn poslovnog prostora. Ukoliko i sami želite da vaš tim bude produktivniji i zadovoljniji služeći se modernim aplikacijama i radeći u zanimljivom okruženju – u nastavku teksta saznaćete koje to inovacije i vi treba da uvedete u vaše radno okruženje.
Dizajn kancelarije koji motiviše
Uređenje poslovnog prostora do XXI veka širom sveta bilo je vrlo jednostavno. Kancelarije su bile uređene na isti način, kao i sale za sastanke i sve što je u sklopu poslovnog prostora. Međutim, velike, uspešne svetske kompanije, kao što je Google, uvele su inovativne metode uređenja svog poslovnog prostora, te postale poznate i po ovoj karakteristici – zanimljivom dizajnu svojih kancelarija.
Istraživanja su pokazala kako ovakvi radni prostori podstiču produktivnost kod zaposlenih, a karakteristični su po tome što u svom sklopu imaju i prostore za odmor, kao i za zabavu, a sam radni prostor vrlo je zanimljivo dizajniran. Ovako zaposleni radije provode vreme na radnom mestu, a trendovi uređenja poslovnog prostora sve se više prate širom sveta, te su i sve češće ovako uređene i osmišljene kancelarije.
Udobnost i komfor se takođe ističu kao izuzetno bitne i neophodne kada se radi o karakteristikama poslovnog prostora, te je za podsticanje produktivnosti kod radnika izuzetno bitno i da kvalitetne radne stolice za poslovni prostor, kao i ostali elementi kancelarijskog nameštaja budu udobni.
Softveri koji podstiču saradnju i produktivnost
Softveri za kolaboraciju zapravo predstavljaju aplikacije čija je glavna funkcija i namena to da pomognu ljudima koji su uključeni u rad da postignu svoje ciljeve i zadatke. Zaposleni uz pomoć ovakvih aplikacija mogu lakše da komuniciraju, da se organizuju oko zadataka koje imaju, ali i da prave posebne kanale za komunikaciju za svaki projekat, za posebnu grupu zaposlenih, za različite kancelarije ili za šta god je potrebno.
Korišćenje softvera koji podstiču saradnju i povećavaju interakciju među zaposlenima ne samo da podstiče produktivnost, već i pravi poslovno okruženje koje je otvorenije za saradnju, te ima odličnog uticaja na sam tim. Sem toga, ovakve aplikacije olakšavaju organizaciju rada, a potpomažu i praćenju rezultata rada. Takođe, one doprinose transparentnosti u radu, a s obzirom da je u njima sve sačuvano – obezbeđuju i to da se svi lako podsete svojih radnih obaveza.
U narednom pasusu saznaćete kakve sve ove aplikacije mogu biti, kao i koji su to njihovi reprezenti, te ih možda već danas instalirati na kompjutere u svojim kancelarijama.
Vrste softvera i aplikacija koje možda odmah treba da uvedete u svoje kancelarije
Softvera i aplikacija koji podstiču saradnju i produktivnost na poslu ima mnogo. Od onih koje služe lakšoj komunikaciji među zaposlenima, pa do onih koje objedinjuju sve aplikacije na jedno mesto i tako pojednostavljuju rad.
Elektronski kalendari – nikad jednostavniji time management
Kojom god delatnošću da se bavite i u kojoj god grani privrede da radite, sigurno imate rokove, kao i više zadataka koje istovremeno treba obavljati. Sem toga, bilo bi dobro da njima i svi imaju pristup kako biste mogli da pratite dokle je stigao rad na kom zadatku. Tako su nam softverski inženjeri olakšali kreiranjem elektronskih kalendara koji predstavljaju sjajan način time managmenta.
Google, Microsoft i Apple kalendari
Google Calendar najpoznatiji je kada se radi o elektronskim kalendarima koji su “deljivi” te više ljudi mogu imati pristup njima i predstavljaju odličan, elektronski alat za posao. Na Google Calendar-u možete imati odvojene kalendare – za privatan život, za posao, ili bilo koji drugi apekt života. Sem toga, možete šerovati ove kalendare, pa im i ostali mogu pristupiti i uređivati ih. Ovo je odličan alat kada se radi o praćenju rada i rokova zaposlenih.
Microsoft’s Outlook Calendar vrlo je sličan, a uglavnom ga koriste veće korporacije. On je omogućen korisnicima koji su preplaćeni na Microsoft’s Office 365, te se zapravo plaća, ali uz ovu pretplatu idu i mnogi drugi elektronski alati korisni za posao. Apple’s iCloud Calendar radi sličan posao, a dostupan je korisnicima Apple proizvoda, te je najbolji izbor za vas ukoliko imate Mac računare u svojoj kancelariji. Sem njih, postoji još mnogo verzija elektronskih kalendara, ali su Google, Microsoft i Apple definitivno najpopularniji.
Projekt menadžment aplikacije
Slično kao elektronski kalendari, projekt menadžment aplikacije omogućavaju zaposlenima da unose zadatke, njihove rokove, uređuju ih i obeležavaju kada su završeni. Za razliku od kalendara, ove aplikacije služe samo tome – praćenju rada na najrazličitijim projektima, a odgovaraju većini delatnosti kojima se možete baviti.
Asana, Trello i Monday – čest izbor mnogih firmi
Asana ima kalendar, a takođe i olakšava timski rad na projektima i zadacima. Možete videti svaki deo procesa izrade projekta na ovom softveru, pomaže da shvatite ko na čemu radi, kao i dokle je stigao. Asana ima i aplikaciju za mobilni telefon, pa na taj način olakšava praćenje rada i na samom telefonu. Iako nije besplatna, ova aplikacija ima svoju “lite” verziju koju možete koristiti bez naplate.
Trello je jedna od omiljenih aplikacija kada se radi o projekt menadžmentu. Odličan je za praćenje rada, rezultata i rokova, a vrlo je jednostavnog dizajna i lak je za upotrebu. Laka saradnja i timska komunikacija uz Trello postaju lakši i jednostavniji.
Monday.com sve je popularniji, a preporučuje se za manje i srednje biznise najrazličitijih delatnosti. Ovi softveri nisu samo dobri za organizaciju i praćenje rada zaposlenih, već i za praćenje sopstvenih zadataka, ali i dodatni podsticaj i motivaciju.
Softveri za laku i bezbednu komunikaciju među zaposlenima
Kada se radi o pojednostavljenju rada pomoću tehnologije i različitih softvera i aplikacija, ne možemo da izostavimo značaj aplikacija koje olakšavaju komunikaciju među zaposlenima. Iako svi već znamo za čuveni WhatsApp i Viber koji omogućavaju besplatnu i brzu komunikaciju, postoje nešto specijalizovaniji softveri za komunikaciju za potrebe posla.
Slack, HipChat, Basecamp
Slack je najpopularniji kada se radi o softverima za komunikaciju među zaposlenima. Slack nudi pravljenje posebnih grupa: po projektima, temama ili komunikaciju jedan-na-jedan — sve interne komunikacije među zaposlenima ovde dolaze u obzir! Slack postoji od 2013. godine, a danas predstavlja jednu od najpopularnijih aplikacija za posao. Dostupan je na Web-u, iOS-u, Android-u…
HipChat je vrlo sličan Slacku, ali je prevashodno dizajniran da se lako može sinhronizovati i raditi u skladu sa Google Drive-om, pa predstavlja odlično rešenje za sve one kojima se poslovi baziraju upravo u Drive-u, kao i za sve manje biznise. Besplatan je, ali ima i bolju verziju sa ekstra-dodacima koja se naplaćuje. Google Chat takođe može biti dobro rešenje. Basecamp je dizajniran, pre svega, za komunikaciju među zaposlenima i klijentima, pa u svom sklopu objedinjuje internu komunikaciju, eksternu, a i projekt menadžment.
Ove aplikacije uglavnom su vrlo dobro bezbodnosno zaštićene, a ukoliko imate potrebu za još bezbednijom komunikacijom – Signal i Telegram su aplikacije koje podsećaju na WhatsApp i Viber, a nude potpuno bezbednu, privatnu komunikaciju, a čak i mogućnost slanja poruka koje se brišu odmah nakon što ih primalac pročita. Takođe, zabranjuju screenshot-ove, te ih preporučujemo svima koji bi da sačuvaju maksimum privatnosti tokom elektronske komunikacije.
Postoji još mnogo internet alata, softvera i aplikacija koje olakšavaju rad u posebnim delatnostima i sferama, a naveli smo neke koje mogu poslužiti dobro svima, te možda već odmah treba da počnete da ih koristite i izaberete svoje favorite, a softver kao što je Rambox pomoći će vam da sve ove alatke objedinite na jedno mesto. Nema sumnje da korišćenje ovakvih alata podstiče produktivnost, motiviše zaposlene i omogućava im da prate svoj rad, ali i rad čitavog tima. Ne zaboravite da sem instaliranja novih softvera, uvedete inovacije i u sam enterijer kancelarije, te potpuno osvežite način na koji radite i prilagodite ih vremenu u kom se nalazite.
Piše: Avokado
